El cumplimiento normativo es el conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptadas por una organización para garantizar que todas sus actividades se desarrollen de acuerdo con las leyes y regulaciones vigentes. En Chile, este marco legal incluye diversas normativas que abarcan aspectos laborales, ambientales, fiscales y de responsabilidad penal, entre otras áreas.

Uno de los puntos críticos para las empresas chilenas es la Ley N°20.393, que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en casos de delitos graves como el lavado de dinero, el financiamiento del terrorismo y el cohecho. Esta ley establece que las empresas pueden ser sancionadas penalmente si se determina que no han implementado controles adecuados para prevenir estos delitos dentro de su organización. Por lo tanto, la adopción de un sistema de cumplimiento normativo eficaz se convierte en una prioridad, no solo para evitar sanciones legales, sino también para proteger la reputación corporativa.

Un ejemplo de cómo el cumplimiento normativo puede impactar directamente a las empresas en Chile lo encontramos en el ámbito ambiental, especialmente en el sector de la minería, pilar de la economía del país. La Superintendencia del Medio Ambiente ha sancionado a diversas empresas mineras por no cumplir con las normativas ambientales relacionadas con la gestión de residuos o la protección de ecosistemas frágiles. Estas sanciones pueden incluir desde multas hasta la suspensión de operaciones, lo que subraya la importancia de contar con sistemas robustos de cumplimiento que abarquen todos los aspectos normativos.

Implementación de políticas de cumplimiento

Para garantizar que una empresa esté alineada con las normativas vigentes, es crucial desarrollar un plan de cumplimiento que incluya distintas etapas.

El primer paso en la implementación de políticas de cumplimiento es identificar todas las normativas relevantes para la organización. Este proceso implica analizar el entorno regulatorio tanto a nivel local como internacional, especialmente si la empresa tiene operaciones o intereses en diferentes jurisdicciones. En Chile, las regulaciones abarcan una amplia gama de áreas, como la legislación laboral (Código del Trabajo, Ley 16.744); medioambiente (Ley 19.300, Ley REP); fiscal y tributaria (leyes sobre el IVA); entre otras.

Una vez identificadas las normativas, el siguiente paso crucial es evaluar los riesgos asociados a cada una de ellas. La evaluación de riesgos consiste en determinar en qué áreas la empresa es más vulnerable a incumplimientos normativos y en qué grado estos riesgos pueden afectar sus operaciones. Un resultado clave de esta evaluación de riesgos es la priorización: no todos los riesgos son iguales, por lo que las empresas deben enfocarse en aquellos con mayor impacto o probabilidad de ocurrencia.

Con los riesgos identificados, el siguiente paso es establecer políticas y procedimientos claros para abordarlos. Las políticas son declaraciones formales que definen los principios y reglas que guían el comportamiento dentro de la empresa, mientras que los procedimientos son instrucciones detalladas sobre cómo se deben implementar estas políticas. Algunos ejemplos son las políticas de integridad empresarial, de manejo de datos, y de salud y seguridad laboral.

Una vez que las políticas están en su lugar, el siguiente paso es capacitar a los colaboradores para asegurarse de que entienden las expectativas de cumplimiento y los procedimientos a seguir. La capacitación es una de las herramientas más poderosas para garantizar que las políticas vayan más allá del papel, para ser implementadas efectivamente en el día a día.

Después de implementar las políticas y capacitar al personal, es crucial monitorear constantemente el cumplimiento de las políticas y realizar auditorías internas para verificar que todo esté funcionando como se espera.

Cultura de compliance

Además de la implementación de políticas de cumplimiento, el desarrollo de una cultura empresarial basada en la ética y la transparencia es fundamental. La cultura de compliance no solo trata de cumplir con las normativas, sino de construir un entorno en el que los principios éticos sean el pilar de todas las actividades empresariales.

Según señalan Treviño y Nelson, en su libro Managing Business Ethics: Straight Talk About How to Do It Right, los factores que contribuyen a una cultura de compliance incluyen la creación de un ambiente donde las decisiones empresariales se tomen en base a la ética, la promoción del liderazgo ético, y la existencia de sistemas que refuercen estos valores.

¿Cómo construirla?

El liderazgo tiene un papel central en la construcción de una cultura ética. Según la teoría de Edgar Schein sobre cultura organizacional, los líderes son los principales responsables de establecer los valores, normas y creencias dentro de la empresa. Por ejemplo, es central que los líderes prediquen con el ejemplo y actúen conforme a los valores que promueven, además de que establezcan expectativas claras y fomenten una comunicación abierta.

De igual forma, la construcción de una cultura ética debe basarse en valores fundamentales que guíen las decisiones y comportamientos dentro de la empresa. Estos valores deben ser definidos claramente, difundidos a todos los niveles de la organización, y estar reflejados en todos los aspectos de la empresa, desde la toma de decisiones estratégicas hasta el trato diario entre empleados y clientes.

Otro componente crucial de una cultura ética es la transparencia en la toma de decisiones y la comunicación abierta en toda la organización. Esto incluye desde la divulgación de información clave a los trabajadores hasta la transparencia en las relaciones con los clientes, inversionistas y otras partes interesadas. En este sentido, una de las estrategias para fomentar la transparencia son las reuniones regulares y abiertas, donde se informe a todos los colaboradores sobre los resultados de la empresa, los desafíos y las decisiones importantes.

Y para asegurar que la cultura ética sea efectiva, es fundamental que las empresas implementen mecanismos de denuncia confiables y confidenciales. Las personas deben tener la confianza de que pueden reportar comportamientos inadecuados sin temor a represalias, a través sistemas de denuncia que se caractericen por la confidencialidad, la protección contra represalias, y la rapidez y eficacia en la toma de acciones.

El cumplimiento normativo y la cultura de compliance son dos pilares que, cuando se alinean correctamente, fortalecen la sostenibilidad empresarial a largo plazo. Las empresas deben adoptar una visión proactiva, que vaya más allá de solo cumplir con las normativas; deben construir una cultura organizacional donde la ética, la transparencia y el respeto a la ley sean parte esencial de su ADN. Como afirma Schein en su libro Organizational Culture and Leadership, la cultura es lo que define la sostenibilidad de las organizaciones, y en el contexto actual, una cultura de cumplimiento es clave para el éxito.